В 2001 году в России начала работу Дюссельдорфская бизнес-школа собственников бизнеса (PPBSD). Она одна из первых пришла в Россию на еще не сформировавшийся рынок бизнес-образования. Мы выступили эксклюзивными дистрибуторами школы, занимались адаптацией ее программ под российские реалии. За 7 лет обучение в школе прошли более 400 владельцев малого и среднего бизнеса, а также компаний федерального уровня, включая Neste, Volkswagen, Балтика, ЛенСпецСму, Кировский завод, ХК Парнас и множество других. Этот опыт привел нас к интересным выводам.
Клиентам нравились учебные программы: они получали эмоции, новые знакомства, хорошо запоминали простые техники – приемы продаж, переговоров, правила найма. После посещения программ почти каждый владелец загорался желанием изменить свой бизнес. Но на практике, на первых же этапах внедрения изменений, многие сталкивались с пробелами в понимании. С чего правильно начать? Кому поручить задачи? Как оценить результат? Что делать, если нет подходящих управленцев? Что делать, если подчиненные саботируют указания? И т.д. При этом ответы на эти вопросы звучали на занятиях. Проблема оказалась в фокусировке внимания.
Вы этого не замечаете, но ваша голова постоянно занята поиском ответов на «наболевшие» вопросы. Вы ищете решения конкретных, срочных задач. И когда вы их находите, например, слышите на занятиях – эти темы полностью занимают ваше внимание. Фокусируясь на них, вы неизбежно упускаете из виду другие важные детали. Так устроен мозг. Сам устный формат бизнес-школы просто не позволяет слушателям уложить в голове всю сложную цепочку преобразований, необходимых для наведения порядка в бизнесе. Из целого алгоритма построения системы управления слушатели запоминали лишь частности и отдельные нюансы.
Нам это стало очевидно после общения с клиентами, которые посетили одну и ту же программу дважды и трижды, с определенными интервалами. Во второй раз все они «слышали» совершенно новые вещи и даже не помнили, что в прошлый раз эти вопросы уже обсуждались. Решив в своих компаниях срочные вопросы, руководители поднимались «на уровень выше» – теперь им требовались более масштабные изменения, значимость которых они раньше не осознавали. И, разумеется, в прошлые посещения занятий совершенно упускали их из вида.
Бизнес-школа повлекла за собой большое количество практических проектов: слушателям требовалась помощь при внедрении новых инструментов управления. В течение нескольких лет мы осуществляли эти проекты «индивидуально» – подстраиваясь под задачи и желания заказчиков. Очень скоро мы столкнулись со всеми недостаткам «индивидуального подхода», главный из которых – бессистемность.
Каждому предпринимателю хочется внедрить наиболее понравившиеся ему элементы управления. Кому-то хочется завтра же внедрить систему постановки задач, а кому-то в первую очередь нужна отчетность от директоров. Все бы ничего, но уже на ранних этапах изменений «просыпается» коллектив. Если изменения в системе управления осуществляются "кусками", без подготовки, результаты практически невозможно зафиксировать. Работники объединяются и начинают диктовать владельцу свое отношение к изменениям – указывают, какие новшества им нравятся, а каких они не допустят.
Мы прошли через истерики и слезы работников, через негодование и крики наемных директоров. Видели, как владельцы под давлением своих заместителей и любимчиков отказывались от изначальных решений. Им было неудобно перед подчиненными. Им было неловко, что кто-то вмешивается в жизнь компании и вводит новые законы, которые и сам владелец не всегда полностью понимал.
Главный вывод, который мы подтвердили на практике за этот период работы: посторонние люди не должны открыто вмешиваться в управление бизнесом. Любые изменения, даже самые очевидные и простые, не будут проведены, если работники почуют слабость главы компании – увидят, что вы не до конца уверены в том, что делаете. В этом случае вас гарантировано собьют с выбранного пути.
Остался вопрос: как помочь владельцу провести реформы «как будто бы полностью своими руками», не вмешиваясь напрямую в жизнь фирмы? Ответ на него мы нашли, сотрудничая с Bundersverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) – немецкой ассоциацией управленческого консалтинга.
Многие думают, что в «цивилизованной Европе» полно отличных специалистов по управлению. На самом деле их единицы. И они строят свою работу на других принципах. Первый: преобразования в бизнесе – слишком тонкий процесс, и его нельзя провести за владельца. Второй: успех преобразований полностью зависит от правильности и последовательности действий. План должен быть составлен заранее, досконально понят и принят главой компании. Осознав это, мы начали по крупицам собирать единый сценарий изменений в бизнесе. Такой, который сочетал бы в себе все известные инструменты управления и при этом был бы универсальным – подходил для любой частной компании.
На разработку универсального сценария изменений, который получил название «инструкции по управлению для владельцев бизнеса Business X-FILES», ушло около семи лет. За это время мы собрали и адаптировали для самостоятельного внедрения все необходимые инструменты управления. Отбор прошли только те методики, которые однозначно доказали свою эффективность на практике. Самая сложная задача состояла в том, чтобы описать эти знания очень простым доступным языком – в виде прикладных инструкций. Настолько простых, чтобы владелец компании без какого-либо специального образования мог с опорой на них продвигаться вперед, и шаг за шагом самостоятельно реформировать свой бизнес.
Более 50 тактических инструментов управления мы разобрали в первой части инструкций – в алгоритме реформирования процесса продаж. Последовательное внедрение с виду простых и понятных требований к работе продавцов, незаметно приводит к кратному повышению управляемости сбытом. Четкие требования и контроль работают гораздо эффективнее традиционных подбадриваний или угроз в адрес продавцов. Стратегические инструменты управления раскрыты во второй части инструкций. Взять под контроль промежуточное звено управления и связать воедино все бизнес-процессы в компании редко когда удается мирным путем. Еще больше проблем возникает когда начинаешь шерстить расходы на оплату труда. Подчиненные не стесняются в средствах, остаивая свои интересы. Поэтому в материалы Business X-FILES мы поместили много неафишируемых, порой даже не очень этичных приемов противодействия коллективу.
У данного формата обучения нет аналогов в России. В нашей стране развиты самые простые ниши бизнес-обучения: тренинги, программы МВА, финансовый и IT-консалтинг. Как такового рынка системного управления, управленческого консалтинга и тем более, контроллинга – просто не существует. Инструкции по управлению, большой объем сжатой информации для самостоятельного изучения и внедрения - безусловно, подойдут не всем. Это не праздные разговоры или философствование о бизнесе. Это рабочий конспект, инструкции для внедрения. Для усвоения и применения этого материала вы должны обладать системным мышлением и высокой эмоциональной устойчивостью. Для таких предпринимателей Business X-FILES – уникальный продукт. Вы получите знания, которые не встречаются в открытом доступе. Ими обладают единицы людей в мире.
Коротко ознакомиться с приципами системного управления, понять, какие вопросы рассматриваются в инструкциях Business X-FILES, вы можете в специальном разделе сайта «5 писем к предпринимателю».
Можем ли мы дать консультацию по вопросам управления? Сразу отвечаем: консультированием в его традиционном виде мы не занимаемся принципиально, потому что это неэффективная трата времени и денег. Нельзя проконсультировать владельца компании, сказать: «Делай так и так». Потому что, когда Вы вернетесь в офис и начнете что-то делать – у Вас тут же возникнет столько вопросов, что потребуется в три раза больше консультаций. А потом снова и снова... На большинство вопросов, которые предприниматели обычно задают, не понимая истоков проблем, к тому же еще и нет ответов. Потому что, как и все нормальные люди, бизнесмены говорят о симптомах – о проблемах, которые они заметили, о том, "что у них болит".
Вопросы консультантам от бизнеса задают такие же, как врачам: «У меня болит рука, что делать?» Что ответит шарлатан? Постарается продать обезболивающее. В бизнесе владельцу "пропишут" курс консультаций, несколько тренингов, а если не поможет - то и тим-билдинг, вроде: «прыжки с моста для расширения сознания» (реальный пример). На самом же деле, любому адекватному человку понятно, что всегда нужно понять причины проблемы. И причины редко когда лежат на поверхости. Проблемы со сбытом, конфликты между отделами, жалобы и ябидничество - это все симптомы. Их не исправить в принципе. Их можно только заглушить на время. Лечить надо систему управления - нарушенные причинно-следственные связи, взаимодействаия. Но кто будет за вас в этом разбираться? Кому это надо?
Мы принципиально не занимаемся лечением симптомов. Все что мы делаем: помогаем диагностировать причины проблем в бизнесе. И только в случае, если процесс лечения досконально понятен владельцу, можем помочь "протолкнуть" компанию по нему. Все наши знания и навыки мы полностью передали вам в инструкциях по управлению Business X-FILES. Мы ничего не утаили, не скрыли и не оставили "за скобками". Это бессмыслено, так как изменения в бизнесе возможны только если владелец осуществляет их лично, своими руками. Если вам понятен сценарий изменений, заранее известны возможные проблемы и "подводные камни" - никакие консультанты вам не нужны в принципе.
Формальное, но вполне точное определение контроллинга, можно найти и в открытых источниках. Оно звучит так: «Не участвуя в самом процессе управления, оказывать помощь владельцу в принятии эффективных управленческих решений. Выражаясь образно: управлять, не участвуя в управлении».
Контроллинг – это работа по контролю над внедрением инструментов управления и обеспечение их бесперебойного функционирования в компании. На западе об этой услуге знают давно, в России – не знают почти совсем. Контроллинг нужен, когда собственник понимает, какие изменения необходимо провести в компании, но нуждается в моральной или технической поддержке при их осуществлении. Подробнее на www.brg-company.ru
Когда это необходимо?
Первая причина – когда владелец сильно оброс личными связями в коллективе. У него все работники любимые, и он психологически не может их «обижать», заставляя работать и обучаться новым правилам. В этом случае для проведения изменений собственнику необходима ширма – эксперты, которые возьмут на себя «грязную работу» и смогут действовать решительно, без психологических трудностей. Обычно такие эксперты работают под видом сотрудников «сертифицирующей организации», которая якобы готовит компанию к инвестициям или кредитованию. Потому и внедрение процедур внутреннего контроля производится как бы вынужденно, «вопреки» желаниям собственника. В данном случае мы выступаем в роли «внешнего зла» и «цербера», на которого владелец может перевести агрессию персонала.
Вторая причина – у владельца нет времени разрабатывать управленческие инструменты: инструкции, отчеты, алгоритмы, приказы и другую документацию. Ему очевидно что и как нужно сделать, но нужна помощь в технической части: саккумулировать имеющуюся в компании информацию, составить инструменты, задать сотрудникам диагностические вопросы и вывести их на правильные умозаключения, помочь правильно поставить задачи подчиненным, принять и оценить результаты их труда.
В обоих случаях это только ассистентская поддержка: мы отслеживаем процесс изменений и аккуратно корректируем его. Мы не лезем в управление, а только подсказываем и поддерживаем. Кому-то это необходимо. Потому что процесс изменений в бизнесе похож на медленный подъем по лестнице очень «грузного человека»: он медленно поднимается по ступенькам, иногда начинает задыхаться, и тогда приходится делать перерыв. Нужно не потерять равновесие, зафиксироваться. Мы помогаем компании удержать достигнутый результат.
Оба случая – исключение из правил. В большинстве случаев, если владелец правильно понимает, что нужно делать, он может сделать все сам. Для этого и создана программа Business X-FILES. В инструкциях собран и систематизирован наш опыт «боевых сражений за эффективность компаний». Мы гарантируем, что при желании вы справитесь с реформированием собственной компании полностью самостоятельно.
Руководитель аналитической группы
Старший координатор проектных работ
Операционный директор
Архитектор систем управления
Руководитель отдела визуализации
Руководитель клиентской поддержки
Группа BRG выражает отдельную признательность команде Insight International Management и другим авторам методических рекомендаций по контроллингу BDU за вклад в развитие управленческого контроллинга в России